Wanneer de avondzon langzaam ondergaat en de sterren aan de hemel verschijnen, is er niets fijners dan buiten genieten van een goede film. Een openluchtbioscoop is de perfecte manier om dit te doen. Helaas zijn er niet veel openluchtbioscopen in Nederland. Daarom moeten we ze zelf organiseren! Dit kun je bijvoorbeeld bij jouw sportvereniging doen, op het voetbal- of tennisveld. Op deze manier kun je wellicht ook nieuwe leden werven. Laat een brochure drukken welke je neer kunt leggen bij de entree, zodat mensen later op hun gemak nog eens kunnen doorlezen hoe het allemaal werkt binnen jullie vereniging. In dit artikel geven we je een aantal tips om een succes te maken van een avond openluchtbioscoop bij jouw sportvereniging. Informeer overigens wel altijd eerst bij jouw gemeente of alles wat je bedacht hebt wel mag!
Locatie
Als je een openluchtbioscoop wilt gaan organiseren, is het belangrijk dat je een aantal dingen regelt. Ten eerste moet je een goede locatie uitzoeken. Een voetbal- of tennisveld is hier dus ideaal voor. Natuurlijk moet het veld wel worden beschermt, dus kijk of je ergens grote zeilen kunt halen zodat er niets wordt beschadigt. Zorg ervoor dat de plek goed verlicht is, zodat mensen de film goed kunnen zien. Ook moet je ervoor zorgen dat er voldoende stoelen of bankjes zijn, zodat iedereen comfortabel kan zitten. Mocht dit niet te organiseren zijn dan kun je altijd vragen of mensen een eigen stoel of kleedje meebrengen.
Datum en tijd
Zorg dat je een goede datum en tijd uitzoekt. Kies een datum waarop je weet dat er niet al teveel andere activiteiten zijn, zodat mensen niet hoeven te kiezen. Een vrijdag- of zaterdagavond is vaak een goede keuze. Zorg er ook voor dat je de film niet te laat begint.
Film uitkiezen
Ten tweede moet je een goede film uitzoeken. Kies bijvoorbeeld een film die recent is uitgekomen, zodat mensen die de film nog niet hebben gezien, de kans krijgen om deze in de openlucht te bekijken. Een andere optie is om een klassieker uit te kiezen, die iedereen wel kent. Op deze manier weet je zeker dat er mensen zullen komen kijken. Je zou ook een poll op social media kunnen plaatsen waarop kan worden gestemd. De film met de meeste stemmen kun je dan afspelen.
Reclame maken
Natuurlijk moet je ook reclame maken voor je openluchtbioscoop. Je kunt hiervoor posters afdrukken die je verspreid kunt ophangen, bijvoorbeeld in de supermarkt, bibliotheek, in de snackbar, of op een vrije plakplaats. Op deze posters zet je natuurlijk de naam van de vereniging en de website, de locatie en de datum en welke film er zal worden vertoont. Vermeld ook zeker de eventuele toegangsprijs en waar de kaartjes kunnen worden gekocht. Zorg dat je kaartjes aanbiedt voor een schappelijke prijs. Een prijs van ongeveer € 5,- per persoon is vaak wel te doen.
Juiste apparatuur
Natuurlijk moet je ervoor zorgen dat je de juiste apparatuur hebt. Je hebt natuurlijk een beeldscherm en een projector nodig om de film te kunnen laten zien. Deze kun je bij een audiovisueel bedrijf huren of lenen van vrienden of familie. Zorg ervoor dat je de apparatuur een paar dagen van tevoren test, zodat je zeker weet dat alles werkt. Het zou een flinke domper zijn als het beeld ineens zwart blijft.
Entree
Zorg dat er bij de entree iemand aanwezig is om de kaartjes te checken en mensen binnen te laten. Wil je mensen de mogelijkheid geven om tijdens het evenement van het terrein af te kunnen, zorg dan dat er een stempel aanwezig is zodat met kan aantonen al binnen geweest te zijn.
Horeca
Je kunt natuurlijk de sportkantine inzetten voor de lekkerste hapjes en drankjes, welke bijvoorbeeld met muntjes kunnen worden gekocht, of contant kunnen worden afgerekend. Zet duidelijk de prijzen neer en het menu zodat men weet wat er te koop is voor welke prijs. Vergeet ook niet om extra vuilnisbakken neer te zetten zodat iedereen meteen alles weg kan gooien.
Toiletten
Als je een openluchtbioscoop gaat organiseren op een sportveld, is het belangrijk dat er voldoende toiletten beschikbaar zijn. Zorg dat er genoeg toiletten zijn voor alle bezoekers, zodat er geen wachtrijen ontstaan. Ook is het belangrijk dat de toiletten schoon zijn. Zorg ervoor dat er iemand is die de toiletten voor en na het evenement schoonmaakt. Mochten er in het pand niet genoeg toiletten zijn dan kun je altijd overwegen om meerdere mobiele varianten te huren en te laten neerzetten.
EHBO
Het is natuurlijk wel belangrijk dat er iemand aanwezig is met EHBO-kennis, zodat er meteen kan worden ingegrepen wanneer er iets gebeurt. Zorg ervoor dat er een EHBO-kit aanwezig is, zodat er meteen geholpen kan worden. Vaak is er op een sportvereniging ook een AED aanwezig. Je hoopt natuurlijk dat dit nooit nodig is, maar het is fijn als deze beschikbaar is in geval van nood. Mocht deze er nog niet zijn dan is het altijd een goed idee om uit te zoeken of er eentje kan worden geïnstalleerd.
Informatiestand
Als je een informatiestand wilt opzetten, kun je hier vrijwilliger voor vragen. Op deze stand kunnen bezoekers terecht met vragen over de sportvereniging en over hoe ze lid zouden kunnen worden. Hier kunnen ze ook terecht wanneer ze zich meteen willen inschrijven voor bijvoorbeeld een proefles. Zet hier enthousiaste mensen neer die weten hoe alles reilt en zeilt.
Brandweer
Informeer altijd even bij de brandweer of er zaken zijn waar je rekening mee moet houden. Hoeveel mensen kun en mag je kwijt (hoeveel mogen er per keer binnen zijn in de kantine e.d.) en hoe zit het met nooduitgangen – deze zijn ook buiten natuurlijk belangrijk. Zorg dat je alles goed in orde hebt zodat je niet alleen een mooie event kunt aanbieden, maar ook een veilig event!